哥几个,今天我来唠唠这个“TOC攻略”咋玩,纯属我个人的一些实践记录。我刚开始接触这个概念的时候,那叫一个懵逼,感觉这玩意儿挺玄乎的。但是架不住好奇心和想把事情搞明白的劲儿,我就决定自己上手折腾一番。
那会儿我正好被一个新项目搞得焦头烂额。领导就扔给我一堆资料,让我去把这玩意儿理顺了,给个章程出来。我一看,好家伙,文档堆得跟小山似的,各种系统、流程、部门,错综复杂。我当时的第一反应就是想骂娘,这从哪儿下手?完全抓瞎。
我当时就坐在那儿,对着电脑屏幕发呆。琢磨了好久,心想,这总不能直接就硬着头皮上?那不得把我自己绕进去?我就想起来之前玩一个特别复杂的游戏,也是各种系统,各种任务,一开始也是不知道怎么玩。后来我琢磨出来一套自己的方法,才慢慢玩明白。那这工作上的事儿,是不是也能用那套路子?
第一步:把能看到的都先“盘”一遍
我决定先学玩游戏那套,先不求懂,只求看全。我把所有那些纸质文档,PDF文件,还有啥共享文件夹里的东西,能看到的,能点开的,我全都过了一遍。就跟玩游戏第一次进新地图似的,先把所有能亮的区域都点亮。
- 打开文件夹,看文件名。
- 点开文档,快速浏览标题和目录。
- 遇到图表,多看两眼。
就这么稀里糊涂地过了一遍,脑子里虽然还是一锅粥,但好歹知道这锅粥里都有啥料了。有个大概的印象,哪个文件是说啥的,哪个系统是干嘛的,谁是谁的什么。
第二步:抓“大头”,建个粗略的“目录”
过了一遍之后,我心里开始有数了。就跟剥洋葱似的,最外面那层皮,虽然不能吃,但你知道那是个洋葱。我发现那些材料里,总有些词儿是高频出现的,或者有些系统是核心的。我就把这些“大头”揪出来了。
我拿了个大白板(就是办公室的玻璃墙),拿记号笔把这些核心点给写上去。比如:
- 核心业务流程A
- 系统平台B
- 数据管理C
- 团队协作D
这些东西,我就当是我的“TOC”的第一层目录。就是把这个大项目分成了几个大的板块。这样一看,是不是比之前那个文档小山要顺眼多了?一下子就有个架构了。
第三步:围绕“目录”往下钻,把细节填进去
有了大框架,我就不会再像无头苍蝇了。我就开始针对每个“大头”往下挖。比如说“核心业务流程A”,我就去找所有跟这个流程相关的文档,相关的负责人,挨个去问,去了解。
- 找相关的文档,仔细读。
- 找相关的同事,拉着他们问。
- 自己画流程图,把逻辑梳理清楚。
这个阶段,我是真没少跑腿,也没少打电话。一会儿跟这个部门聊,一会儿跟那个部门对。把之前那些囫囵吞枣看过的东西,现在要真正地搞明白了。搞明白了,就再把它细化,比如“核心业务流程A”下面,又分成“子流程A1”、“子流程A2”等等。这不就成了目录的第二层,第三层了吗?
第四步:把“目录”动起来,变成“攻略”
等我把这些目录都搞明白了,我发现它不只是一个静态的结构,它还是有逻辑关系的。哪个流程先走,哪个数据先出,哪个系统先用。这就跟游戏攻略似的,你得知道先干后干才能顺利通关。
我就开始尝试把这些点连起来,编排成一套操作指南。比如,新项目启动,我们应该先做哪几步?遇到问题,应该找哪个系统,哪个部门?就有点像checklist一样,一步一步来。
我甚至还自己用Excel拉了个简单的表格,把每个任务、对应的负责人、完成时限都标清楚。这样一来,整个项目在我的脑子里就活了,不再是死气沉沉的一堆信息。我就知道怎么去推动它,怎么去管理它。
结果:从抓瞎到心里有底,真香!
这么一通操作下来,等我再跟领导汇报的时候,我基本上能把整个项目的脉络说得清清楚楚。哪个环节是关键,哪个地方可能有风险,我都能提出自己的看法。领导听了之后也挺满意,说我把这堆乱麻理顺了。
说真的,这种从一无所知,到自己动手一点点搭建起一个清晰框架的感觉,真是挺有成就感的。这套“TOC攻略”的玩法,不光让我把那个项目搞明白了,后来我遇到其他复杂的事情,也都习惯性地先这么来一通。先看个全貌,再抓大放小,然后一层层往深里钻,把它连起来变成可执行的步骤。这一招,真是屡试不爽,对付那些看着头大,无从下手的事情,简直是神器。
就这么着,我从一个只会抓耳挠腮的啥都不懂的新手,慢慢地也成了能把事情说个一二三的“老油条”了。
